Cómo inscribir tus bases de datos en el RNBD
El registro en sí toma menos de lo que parece. Lo que cuesta es llegar con la información ordenada y sostener el mantenimiento anual. Esta guía cubre las dos cosas.
El trámite se hace en línea, gratis, en el portal de la Superintendencia de Industria y Comercio. Nadie necesita intermediarios para registrar.
01Confirma que estás obligado
No todas las organizaciones registran. La obligación recae sobre personas jurídicas de naturaleza pública, sin umbral, y sobre sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT.
Si estás debajo del umbral, no registras — pero el resto de la Ley 1581 te sigue aplicando igual.
El umbral en pesos cambia cada año con la UVT que fija la DIAN. Calcúlalo con tus activos →
02Reúne la información antes de entrar al portal
Este es el paso que decide si el registro toma una tarde o tres semanas. El RNBD no pide el contenido de tus bases de datos — pide información general sobre cada una y sobre el tratamiento que haces.
Por cada base de datos vas a necesitar:
- Finalidad — para qué existe esa base. Concreta, no genérica.
- Clasificación o tipos de datos que almacena, incluyendo si hay datos sensibles o de menores.
- Origen de los datos — si los recolectas directamente del titular o te los suministra un tercero, y si cuentas con la autorización correspondiente.
- Canales de atención habilitados para que el titular ejerza sus derechos.
- Medidas de seguridad implementadas sobre esa base. El portal pregunta por controles concretos, no por buenas intenciones.
- Encargado del tratamiento, si hay un tercero que procesa datos por ti.
- Transferencia y transmisión internacional, si los datos salen del país.
Llegar al portal sin tener claro cuántas bases de datos tienes en realidad. La mayoría de las organizaciones descubre a mitad del trámite que tenía más de las que creía: nómina, clientes, proveedores, candidatos de selección, visitantes, formularios web y cámaras suelen ser bases distintas con finalidades distintas.
Levantar ese inventario antes convierte el registro en un trámite administrativo. Improvisarlo dentro del portal lo convierte en un proyecto.
03Crea la cuenta y registra
El trámite se hace en el portal del RNBD de la SIC. Creas usuario, registras los datos del responsable del tratamiento y luego inscribes cada base de datos con la información del paso anterior.
El manual oficial de usuario de la SIC detalla el formulario campo por campo — conviene tenerlo abierto al lado mientras registras, porque algunas preguntas de seguridad esperan respuestas específicas.
Portal del RNBD: rnbd.sic.gov.co ↗
Micrositio de la SIC: sic.gov.co · RNBD ↗
Preguntas frecuentes: sic.gov.co · FAQ RNBD ↗
04Calendario: registrar es el principio, no el final
El RNBD tiene fechas fijas que se repiten todos los años. Es la parte que más se olvida, porque el registro inicial se siente como algo terminado.
| Cuándo | Qué |
|---|---|
| 2 ene – 31 mar | Actualización anual de cambios no sustanciales |
| 20 de febrero | Reporte de reclamos del segundo semestre del año anterior |
| 25 de agosto | Reporte de reclamos del primer semestre del año en curso |
| 10 días hábiles | Cambios sustanciales — dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al cambio |
| 2 meses | Inscripción de una base de datos nueva, desde su creación |
05Qué cuenta como «cambio sustancial»
Aquí es donde más organizaciones quedan desactualizadas sin darse cuenta. Un cambio sustancial no espera a la ventana anual: se reporta dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente.
Son sustanciales los cambios en:
- La finalidad de la base de datos
- El encargado del tratamiento
- Los canales de atención al titular
- La clasificación o tipos de datos almacenados
- Las medidas de seguridad implementadas
- La política de tratamiento de la información
- La transferencia y transmisión internacional de datos
Cambiar de proveedor de nube, de CRM o de plataforma de nómina normalmente cambia el encargado del tratamiento. Migrar la política a una versión nueva también cuenta. Ninguno de los dos se siente como «un tema de datos personales» cuando ocurre — y sin embargo ambos disparan el reporte.
06Errores frecuentes
- Registrar una sola base «general». Si las finalidades son distintas, son bases distintas. Agruparlas hace que la información registrada no corresponda a la realidad.
- Declarar medidas de seguridad que no existen. Lo registrado es una declaración ante la autoridad; conviene poder demostrarla.
- Olvidar a los encargados. Los proveedores que procesan datos por ti van declarados, y cambiarlos es un cambio sustancial.
- Tratar el registro como un trámite de una vez. Los reportes de reclamos son semestrales aunque no hayas recibido ninguno.
- Confundir el RNBD con cumplir. Es una obligación entre varias, y ni siquiera la más fiscalizada.
El inventario es el trabajo real
Todo lo de esta guía sale de una sola cosa: saber qué datos tratas, para qué y con qué respaldo. Eso es lo que Vigía mantiene vivo — y lo que después sirve para el RNBD, para responder a un titular y para cualquier auditoría.
Evaluar mi preparaciónGuía orientativa, no sustituye asesoría legal. Los plazos y el formulario los define la SIC y pueden cambiar: verifica siempre contra el portal oficial antes de registrar. Más contexto en hábeas data y Ley 1581.